Übersicht: Tools für den Datenaustausch

Eine Übersicht der Anwendungsmöglichkeiten von Datenaustauschplattformen

Eine Lösung für den Datenaustausch soll folgende Merkmale anbieten:

• Sicherheit
• Eine Kollaboration nach innen und aussen
• Nutzerfreundlichkeit
• Keine zusätzlichen Kosten
• Keine unrealistische Speicherbeschränkung

DropBox: Aus folgenden Gründen wird abgeraten:

• fehlende Datensicherheit (die IT-Services der HSLU z.B. haben diesbezüglich Bedenken)
• ohne Zusatzkosten beschränkter Speicherplatz (1GB)
• Daten sind an Personen gebunden; es besteht kein Bezug zum Angehörigkeitsverhältnis an der HSLU

Sharepoint:

• externe Partner können eingeladen werden, ansonsten sehr begrenzte Möglichkeiten
• detaillierte Versionierung von Dateien
• muss beim IT-Service beantragt werden
• jetzige Version bietet eine relativ tiefe Usability (u.a. müssen Dateien einzeln hoch und heruntergeladen werden)

WeTransfer: Austausch von grossen Dateien bis zu 20GB, die per Link heruntergeladen werden können. Anmeldung via Konto nicht nötig, nur die Email-Adresse des Senders und des Empfängers. Bei Gratisversion keine Archivierung möglich – nach einer Woche wird das Datei gelöscht.

Die Hochschule Luzern Wirtschaft empfiehlt daher, für den Datenaustausch…

1. SwitchDrive zu nutzen
2. das H-Laufwerk zu nutzen
3. Intranet und Projektseiten zu nutzen (nur für spezifische Zwecke und geübte Benutzer)

Inwiefern erfüllt SWITCHdrive die oben erwähnten Kriterien?

• Datensicherheit ist gegeben
• Nutzerfreundlichkeit
• Registrierung und Installation ist mit einem einmaligen Prozess gut machbar (Dauer max. ½ Stunde).

Man kann an Dokumenten nicht simultan arbeiten (geht aber bei Dropbox auch nicht), ohne dass separate Versionen abgespeichert werden.
Es fallen keine zusätzlichen Kosten an

Austauschen von Dateien/Ordner über zwei Varianten möglich:

1. Freischalten von Ordner und/oder einzelnen Dateien für andere SWITCHdrive-Benutzer
2. Generierung und Kommunikation eines Links (für Ordner und/oder einzelne Dateien) für einen webbasierten Zugriff (funktioniert auch für Nicht-SWITCHdrive-Benutzer; Passwortschutz und Ablaufdatum sind möglich)

An Externe (Personen ausserhalb der schweizerischen Hochschullandschaft) können sogenannte Vouchers vergeben werden. D.h. die Kollaboration ist möglich, wenn auch nicht so unkompliziert wie bei Dropbox.

• Zugriff auf SWITCHdrive geht z.B. über den Windows Explorer und webbasiert
• Ein automatisches Synchronisieren (einzelner oder aller) Ordner auf der Festplatte ist möglich

Eine Einschränkung besteht im Speicherumfang:
Auf SWITCHdrive stehen 50 GB zur Verfügung. Bei höherem Speicherplatzbedarf kann dieser aber über den HSLU Helpdesk eingerichtet werden
Wenn SWITCHdrive für kollaborative Projektarbeiten genutzt wird, dann reicht diese Datenmenge in den allermeisten Fällen problemlos aus
Das heisst aber auch, dass wenn SWITCHdrive auch als Festplattenspeicher verwendet wird, dann stösst der Speicherumfang rasch an seine Grenzen

STAND: Juli 2017