Früher bedeuteten Lohnmeldungen an AHV, Steueramt oder Versicherungen viel Papier und doppelte Arbeit. Heute geht das digital und mit nur einem Klick – dank Swissdec und dem Standard ELM.
Was ist Swissdec?
Swissdec ist ein nicht gewinnorientierter Verein, der gemeinsam von Behörden, Versicherungen und Verbänden getragen wird. Ihr Ziel: Die Kommunikation zwischen Unternehmen, Versicherungen und staatlichen Stellen zu vereinheitlichen und zu digitalisieren.
Konkret entwickelt, zertifiziert und betreibt Swissdec Standards für den digitalen Datenaustausch in den Bereichen Lohn, Leistungen und Finanzen. Gleichzeitig sorgt die Organisation dafür, dass Unternehmen, Behörden und Versicherungen sicher miteinander kommunizieren können. Dank dieser sogenannten Machine-to-Machine-Kommunikation werden Daten einheitlich, verschlüsselt und medienbruchfrei an die jeweiligen Empfänger übermittelt.
Mit seinen drei Geschäftsfeldern Standardisierung, Zertifizierung und Übermittlung verfolgt Swissdec ein einzigartiges Konzept und trägt wesentlich zur Digitalisierung der Schweizer Wirtschaft bei. Dabei versteht Swissdec die Digitalisierung nicht als Bedrohung, sondern als Chance, administrative Prozesse nachhaltig zu vereinfachen und weiterzuentwickeln.
Lohnstandard-CH (ELM) – Lohnmeldung ganz einfach
Der Lohnstandard-CH (ELM) ist das Herzstück von Swissdec. Er stellt sicher, dass Unternehmen ihre Lohndaten nur einmal erfassen müssen. Anschliessend werden diese automatisch an alle relevanten Stellen weitergeleitet – an Ausgleichskassen, Steuerämter, Versicherungen, Pensionskassen und das Bundesamt für Statistik.
Alles, was ein Unternehmen dafür braucht, ist eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltungssoftware und eine Internetverbindung. Damit die elektronische Übertragung über ELM reibungslos funktioniert, müssen die Lohn- und Mitarbeiterdaten in der Lohnbuchhaltung gepflegt und aktuell sein. Auch die Datenempfänger, also die jeweiligen Behörden und Versicherungen, müssen korrekt im System hinterlegt werden.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann das Unternehmen seine monatlichen oder jährlichen Lohnmeldungen direkt aus der Lohnbuchhaltung heraus absenden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand deutlich. Manuelles Erfassen, der Umgang mit mehreren Meldeportalen und viele potenzielle Fehlerquellen gehören der Vergangenheit an. Auch die Empfänger profitieren: Sie erhalten einheitliche und korrekte Daten, die sie ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeiten können.
Leistungsstandard-CH (KLE) – Die digitale Schadenmeldung
Während der Lohnstandard ELM heute weit verbreitet ist, steht mit dem Leistungsstandard-CH (KLE) bereits der nächste grosse Digitalisierungsschritt bevor. KLE ermöglicht es, Schadenmeldungen bei Krankheit oder Unfall direkt aus der Lohnbuchhaltungssoftware an die zuständige Versicherung zu übermitteln – ganz ohne Umwege über E-Mail, Telefon oder verschiedene Portale.
Gerade dieser manuelle Austausch ist heute noch weit verbreitet. Er ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch datenschutztechnisch heikel und oft unübersichtlich. Dabei liegt es auf der Hand: Wenn Lohndaten bereits in der Lohnbuchhaltung gepflegt werden, warum sollte nicht auch eine Krankheits- oder Unfallmeldung direkt von dort aus erfolgen können?
Immer mehr Versicherungen und Softwarehersteller erkennen dieses Potenzial und implementieren den Standard KLE. Damit öffnen sie den Zugang für Unternehmen, die ihre Schadenmeldungen künftig sicher, strukturiert und automatisiert weiterleiten möchten. KLE etabliert sich damit zunehmend als wichtige Ergänzung zu ELM – und steht längst nicht mehr im Schatten seines „grossen Bruders“.
Ein Blick in die Zukunft
Die Weiterentwicklung der bestehenden Standards ELM und KLE ist in vollem Gange. Beide werden laufend angepasst, damit sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und den steigenden Anforderungen der Praxis gerecht werden. Doch Swissdec denkt bereits weiter: Neue Standards sind in Arbeit, die zusätzlichen Mehrwert schaffen sollen.
Ein Beispiel ist der Standard eProfil, mit dem künftig Versicherungsprofile elektronisch angefordert werden können. Oder der Standard eBilanz, der es Unternehmen ermöglichen wird, ihre Jahresrechnung direkt aus dem ERP-System an die zuständige Steuerverwaltung zu übermitteln.
Dem Verein Swissdec wird es also nicht langweilig. Mit grossem Engagement arbeitet er weiter daran, den Alltag aller Akteure im Swissdec-Ökosystem zu vereinfachen – effizient, sicher und zukunftsorientiert.
(Beim Verfassen des Blog-Beitrags wurde das KI-gestützten Schreibwerkzeug ChatGPT zur Textoptimierung verwendet.)
Weiterführende Links
https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/grundlagen/elm.html
Bilder und Videos
Titelbild: Lizenziertes Bild von Adobe Stock
Bild KLE-Prozess: Generiert mit Google Gemini (www.gemini.google.com)
Video: Suva Schweiz (17.10.2018): Swissdec: Lohnmeldungen gestern und heute [Video]. Youtube. Online verfügbar unter: https://www.youtube.com/watch?v=Mn-htj90gso
