Von Susanne Grau

Der Jahresabschluss naht und mit ihm die kritische Auseinandersetzung mit den Positionen in Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Mit Interesse erwartet der Verwaltungsrat die Vergleiche mit dem Budget und dem Vorjahr und macht sich Gedanken zu den Darstellungen und Formulierungen im Geschäftsbericht – und frag sich vielleicht: Sind die Zahlen integer?

Hand aufs Herz: Haben Sie sich schon mal gefragt, ob ihre Buchhaltung «kompromittiert» sein könnte? Gemeint ist damit, dass sich darin Geschäftsvorfälle und Sachverhalte befinden, die in Ihrer Buchhaltung und in Ihrem Jahresabschluss nichts zu suchen haben? Die Gründe dafür können vielfältig sein. Ein schlechter Geschäftsgang soll vertuscht werden oder der Geschäftsleiter hat sich ein unberechtigtes Darlehen genommen und hat sein unrechtmässiges Vorgehen geschickt in der Buchhaltung versteckt.

Abschlusserstellung

Stimmen die in den Aktiven und Passiven ausgewiesenen Banksaldi mit den Kontoauszügen der Bank überein? Lässt sich das Warenlager mit einer Inventur nachweisen und wie lassen sich die Lagerdifferenzen erklären? Sind die Rückbuchungen der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen zu Jahresbeginn erfolgt, wurden die neuen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen verbucht und der Nachweis des Saldos vorgenommen? Lassen sich die Debitoren mit der Offenen-Posten-Liste und der Debitoren-Saldoliste nachweisen? Diese Fragen und noch viele mehr bearbeiten die Mitarbeitenden in den Buchhaltungsabteilungen mit Checklisten und nehmen die Abschlussbuchungen vor. Ist ihnen bewusst, wie wichtig diese Arbeit ist?

Bilanzurkunde

Der Jahresabschluss hat im Geschäftsverkehr für Teilhaber, Investoren, Gläubiger aber auch Kunden und Mitarbeitende eine wichtige Informationsfunktion. Die leitenden und obersten Organe legen darin Rechenschaft ab über das vergangene Geschäftsjahr. Das Ende des Geschäftsjahres ist ein guter Zeitpunkt, um allen Beteiligten in Erinnerung zu rufen, dass es sich beim Jahresabschluss mit all seinen Bestandteilen (Belege, Bücher, Buchhaltungsauszüge über Einzelkonten, Bilanzen oder Erfolgsrechnungen) strafrechtlich gesehen um eine Urkunde handelt. Demzufolge ist bei der Erstellung des Abschlusses den einzelnen Belegen besondere Sorgfalt entgegenzubringen. Es heisst zwar «keine Buchung ohne Beleg», richtigerweise müsste es aber lauten «keine Buchung ohne wahren Beleg». Leider ist es so, dass sich unwahre bzw. fiktive Belege nur schwer erkennen lassen.

Fiktive Belege

Belege sind fiktiv, wenn sie Geschäftsvorfälle oder Sachverhalte enthalten, die in Tat und Wahrheit nicht stattgefunden haben. Um diese erkennen zu können, muss man nicht nur den Beleg selber kritisch betrachten. Vielmehr ist es nötig, dem zu Grunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt im Detail nachzugehen. Wie kann man das tun?

Die folgenden Massnahmen helfen:

• Lassen Sie sich die Veränderungen zum Budget und zum Vorjahr erklären und hinterfragen Sie Antworten, die nicht plausibel erscheinen – es lohnt sich übrigens umgekehrt auch zu prüfen, weshalb das Budget genau erfüllt wurde.
• Werfen Sie einen Blick auf das Konto Debitoren und lassen Sie sich insbesondere die Ausbuchungen und Stornierungen erklären – und schauen Sie sich die dazugehörigen Belege an (stimmen diese, wer hat die Ausbuchung oder den Storno autorisiert?).
• Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was in den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen enthalten ist und hinterfragen Sie den Sinn und Zweck der einzelnen Positionen.
• Werfen Sie einen Blick auf das Konto Kreditoren und prüfen Sie, ob die ausgewiesenen Lieferanten in ihrem Kreditorenstamm vorhanden sind – prüfen Sie insbesondere Positionen mit nahestehenden Personen und deren Firmen und Angehörigen.
• Halten Sie Nachschau bei den Sachwerten und stellen Sie fest, ob diese auch tatsächlich vorhanden sind – hier hat es schon die kuriosesten Überraschungen gegeben.
• Schauen Sie bei Bargeldgeschäften genau hin und hinterfragen Sie die internen Abläufe, Prozesse und Kontrollen.

Die Liste der Massnahmen ist nicht vollständig. Ebenso ist es nicht so, dass Sie als Verwaltungsrat alle diese Massnahmen umsetzen sollen. Aber, was spricht dagegen, sich eine der Massnahmen herauszupicken – lassen Sie sich überraschen.

Autorin: Susanne Grau

Susanne Grau ist Dozentin und Projektleiterin am Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ der Hochschule Luzern und Inhaberin und Geschäftsführerin der SUSANNEGRAU Consulting GmbH. Sie amtet als Vizepräsidentin von veb.ch und Verwaltungsrätin der Controller Akademie AG. Zudem ist sie Vorstandsmitglied der Schweizerischen Expertenvereinigung zur Bekämpfung der Wirtschaftskriminalität SEBWK und des ACFE Switzerland Chapters.