Alles zum digitalen Wandel im Controlling vom Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ

Das digitale Potenzial der Daten besser nutzen

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von Marino Bundi und Prof. Dr. Imke Keimer, Dozenten und Projektleiter am Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ

Durch das exponentielle Datenwachstum ergeben sich für Unternehmen vielschichtige Auswertungsmöglichkeiten und deutlich mehr Informationen. Aber wie lässt sich dieses Potenzial mit einfachen Massnahmen erschliessen? Unser Beitrag im Controlling Management Review leitet basierend auf einer Analyse des Schweizer Controllings konkrete Handlungsempfehlungen ab.

Auch wenn das exponentielle Datenwachstum Unternehmen ein grosses Potenzial für Unternehmen eröffnet, zeigt unsere schweizweite Studie jedoch, dass im Bereich Controlling bei der Ausschöpfung dieser Möglichkeiten Nachholbedarf besteht (Keimer et al., 2018). In den meisten Fällen beschränkt sich die Datennutzung im Bereich Controlling nämlich auf unternehmensinterne (72%) und strukturierte Daten (77%). Zielgerichtete Massnahmen sind notwendig, um das digitale Potenzial der Daten im Controlling besser nutzen zu können.

Verbesserungspotenzial der Datennutzung (Bundi & Keimer, 2019, S. 63)

Datenverfügbarkeit:

Essentiell ist, dass die entscheidungsrelevanten Daten für die Anwender zur geforderten Zeit zur Verfügung stehen. Dies ist im Controlling noch nicht überall der Fall. In 21% der Fälle können Controlling-Funktionen nicht einmal auf die Hälfte der relevanten Unternehmensdaten zugreifen. Auch die Datenqualität ist in den untersuchten Unternehmen nicht gewährleistet. Die verfügbaren Daten sind häufig widersprüchlich, unvollständig oder veraltet. Notwendige Massnahmen: Etablierung einer datengetriebenen Unternehmenskultur, Definition einer Datenstrategie und die daraus folgende Ableitung aller relevanten Daten für die Entscheidungsfindung.

Datenquellen und Datenformen:

Viele Controlling-Funktionen beschränken sich wie eingangs erwähnt auf die Verwendung von unternehmensinternen und strukturierten Daten. Vereinzelt werden zwar auch (externe) Wechsel- oder Rohstoffkurse verwendet, im Allgemeinen ist das Bewusstsein für weitere externe und vor allem unstrukturierte Datenvorkommen jedoch noch wenig stark ausgeprägt. Dies obwohl weltweit insgesamt 80% aller Daten in unstrukturierter Form vorliegen. Das Datenpotenzial lässt sich mit folgenden Massnahmen verstärkt nutzen:

  • Erschliessung externer Datenquellen basierend auf der Datenstrategie
  • Aufbau der für unstrukturierte Datenanalysen geeigneten Technologie-Plattformen
  • Kompetenzaufbau in der Bearbeitung von externen und unstrukturierten Daten
  • Etablierung der zusätzlichen Daten im Entscheidungsprozess

Datenvolumen und Datenqualität:

Im Rahmen der Big-Data-Diskussion wird hier häufig von «Veracity» (Datenwahrheit) bzw. von «Validity» (Datenqualität) gesprochen. Es geht darum, die Glaubwürdigkeit der Informationen sicherzustellen. Es stehen jedoch immer weniger Zeit und personelle Ressourcen zur Verfügung um das steigende Datenvolumen zu analysieren und zu bearbeiten. In 42% der befragten Controlling-Funktionen, muss die Hälfte der Datenbestände vor Nutzung arbeitsintensiv aufbereitet werden. Aufgrund des exponentiellen Datenwachstums werden daher einerseits geeignete Speichermedien benötigt, andererseits muss auch ein effizienter Umgang mit manuellen Tätigkeiten im Bereich Auswertung und Analyse sichergestellt werden.

Notwendig ist hier die Klärung der Anforderungen an die Datenqualität, die Sicherstellung der Datenkonsistenz und die Etablierung eines entsprechenden Master Data Managements.

Datensicherheit und Datenschutz:

Die Thematik der Datensicherheit gewinnt bekannterweise stark an Bedeutung. Einerseits geht es darum, die relevanten Informationen in der erforderlichen Qualität und Konsistenz zusammenzutragen und vor Verlust zu schützen. Anderseits sind diesbezüglich auch Richtlinien notwendig, welche die Verwendung der Daten im Zusammenhang des Datenschutzes (z.B. EU-Datenschutz-Grundverordnung) klar vorgeben.

Neben den seit Längerem bekannten und diskutierten technischen Vorkehrungen wie Verschlüsselung, Passwort, zulässige Speichermedien oder Back-ups sind deshalb auch weitergehende organisatorische Maßnahmen wie Berechtigungskonzepte für den Datenzugriff oder Datenprotokolle bei Stammdaten-Mutationen ins Auge zu fassen).

Fazit:

Generell ist jedes Vorhaben zur besseren Ausschöpfung des Datenpotenzials hinsichtlich des jeweiligen Wertbeitrages im Rahmen eines Business Case zu prüfen. Ausserdem müssen gegenseitige Abhängigkeiten beachtet werden. Beispielsweise ist es nur dann sinnvoll unstrukturierte Daten einzubeziehen, wenn die technologischen Voraussetzungen vorhanden und auch die entsprechenden Methoden im Einsatz sind.

Quellen:

Bundi, Marino & Keimer, Imke (2019). Das digitale Potenzial der Daten besser nutzen, Controlling & Management Review, 63 (8), S. 62-67 (2019).

Keimer, Imke; Gisler, Markus; Bundi, Marino; Egle, Ulrich; Zorn, Markus; Kosbah, Marwan & Bueel, Andreas (2018). Wie digital ist das Schweizer Controlling? Eine schweizweite Analyse auf Basis eines Reifegradmodells (Bericht).

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