Bereits bei der Datenerhebung kann mit einem konsistenten Ablage- und Ordnersystem der Grundstein für spätere Nachvollziehbarkeit der Daten gelegt werden.
Gibt es Vorgaben oder Best Practices für ein konsistentes Ablage- und Ordnersystem?
Daten sollten stets so aufbereitet werden, dass sie sowohl für einen selbst als auch für andere leicht verständlich und wiederauffindbar sind. Dies gilt insbesondere für Kolleginnen und Kollegen, die möglicherweise auf dieselben Informationen zugreifen müssen, sowie für weitere oder spätere Interessierte, die sich ebenfalls mit den Daten auseinandersetzen möchten. Eine hierarchische Strukture erleichtert die Auffindbarkeit.
Eine vorherige Planung der Datenablage und Ablagestruktur sollte auch Teil eines DMPs sein. Dabei ist anzugeben:
- Nach welchen Kriterien die Dateien strukturiert werden sollen.
- Auf welche Namenskonventionen man sich einigt.
- Wie die Versionenkontrolle (Versionsnummer und Speicherdatum in Format YYYYMMDD-Format) sichergestellt werden kann.
- Nach welcher Projektphase (v.a. bei Teamarbeiten): «Meilensteinversionen» gespeichert werden, die nicht mehr geändert werden können und an einem speziellem Ort gespeichert werden.
Eine Besonderheit der Datenablage stellen Electronic Lab Notebooks dar. Sie bieten eine digitale Plattform, um Laborergebnisse, Versuchsprotokolle und Beobachtungen systematisch und strukturiert zu dokumentieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papier-Laborbüchern ermöglichen ELNs eine verbesserte Nachvollziehbarkeit und Zugänglichkeit von Daten, da sie oft mit Suchfunktionen ausgestattet sind und die Integration von Bildern, Tabellen und sogar Rohdaten direkt in das Dokument ermöglichen.
Welche Namenskonventionen und Strukturen werden für die Datenorganisation verwendet?
Das Ziel von Namenskonventionen besteht darin, Inhalte eindeutig zu kennzeichnen. Dies verbessert die Auffindbarkeit, da bereits vor dem Öffnen der Datei eine klare Identifikation der Inhalte möglich ist. So können relevante Dateien schneller identifiziert werden, was langfristig zu einer deutlichen Effizienzsteigerung in der Arbeitsabläufen führt. Namenskonventionen schaffen somit eine einheitliche und leicht nachvollziehbare Struktur, die sowohl für die eigene Arbeit als auch für die Zusammenarbeit mit anderen von Vorteil ist.
Empfehlungen
- Kurze, eindeutige, einheitliche und inhaltsbezogene Benennung der Datei
- Keine generischen Namen für die Benennung der Datei (z.B. «Daten»)
- Vermeiden von Leer- und Sonderzeichen (z.B. &?! #@%), Punkten sowie Umlauten
- Grossbuchstaben und Unterstriche «_» zur Trennung von Bestandteilen eines Dateinamens (z.B. InterviewFragebogen oder Interview_Fragebogen)
- Angabe des Dateiformats am Ende des Namens (z. B. .docx, .mp3, .xlsx)
Bestandteile von Dateinamen
- Bearbeitungsstand (z.B. Original, Entwurf, korrigiert)
- Inhaltsstichwort oder Kurztitel (z.B. Interview, Video, Fragebogen)
- Versionsnummer (zur Dokumentation von Änderungen)
- Datum (im Format JJJJMMTT)
- Seriennummer (z.B. bei mehreren Audiodateien pro Interview)
- Projektnummer oder ID (z.B. JB007)
- Name des Forschungsteams/der Abteilung und/oder Kürzel für Personen (z.B. OIS)
Hier finden Sie Textbausteine für informierte Einverständniserklärungen.
Welche Datenschutzregelungen bestehen während der Erhebungsphase?
Datenschutz während der Erhebungsphase erfordert eine transparente Aufklärung über die geplante Verwendung der gesammelten Daten sowie die Einholung informierter Einwilligungen der Teilnehmenden.
Aber auch das Speichern von personenbezogenen Daten auf nicht öffentlich zugänglichen Laufwerken kann hier relevant sein.
Bei Unsicherheiten kann der der HSLU weiterhelfen, um zu prüfen welche Regeln Sie einhalten müssen.
Hier finden Sie Textbausteine für informierte Einverständniserklärungen.