Thing 23: Webmeeting

Thing 23: Webmeeting

Zur Teilnahme an Webmeetings befinden sich Teilnehmende mit ihren Computern an unterschiedlichen Orten und treffen sich im Internet in einem gemeinsamen virtuellen Raum. Eine Teilnahme ist – mit einigen Abstrichen bei der Bedienung – selbst mit einem Mobiltelefon möglich. Die zentral notwendige Online-Meeting-Lösung stellt SWITCH den Schweizer Hochschulen zur Verfügung; alternativ dazu kann diese Dienstleistung auch bei spezialisierten Anbietern – meist fällt hierbei eine Nutzungsgebühr an – verwendet werden.

Im Gegensatz zu den asynchronen Kollaborationslösungen (wie z. B. Blog [vgl. Webseite 23 Digital Things], Wiki [Thing 18], Forum [Thing 20], etc.) läuft die Kommunikation in einem Webmeeting zeitsynchron ab, d. h. es braucht immer auch einen gemeinsamen Veranstaltungstermin. Vgl. folgendes Bild mit einer Gegenüberstellung der verschiedenen Formen der Kollaboration (zum Vergrössern draufklicken).

Tabelle Formen der KollaborationWebmeetings lassen sich am besten als Online-Präsentation mit zusätzlichen interaktiven Elementen beschreiben. Dabei teilt der/die Präsentierende den eigenen Bildschirm mit den Teilnehmenden des Webinars. Die Teilnehmenden sehen die Präsentation an ihrem eigenen Bildschirm oder hören sie über das Telefon (Hermann-Ruess & Ott, 2014, S. 7).

Webinare bzw. Virtuelle Klassenzimmer-Settings eignen sich für einmalige oder wiederkehrende Veranstaltungen der Hochschule, wenn es darum geht, thematisch orientiertes Wissen weiterzugeben (vgl. Jokiaho, 2016, S. 60). Während diesen beiden Formen der Webmeetings bewältigen die Studierenden generell folgende Lernaufgaben (Jokiaho, 2016, S. 237 ff.):

  1. Thema kennenlernen
  2. Vorwissen und Kenntnisse festlegen
  3. Wissen aneignen
  4. Informationen beschaffen und verarbeiten
  5. Fragestellung in der Gruppe lösen
  6. Diskutieren
  7. Ergebnisse zusammenfassen

Webinare haben in letzter Zeit auch in der Arbeitswelt an Bedeutung gewonnen: Firmen bieten Trainings für interne und externe Zielgruppen über diesen Kommunikationskanal an, die später auch als Aufzeichnungen genutzt werden können. Teilweise bieten Firmen auch Webinare an, die eher Marketingzwecken als dem Training dienen. Auch Webkonferenzen sind in unserer Arbeitsumgebung für die täglichen Kommunikation in Griffweite gerückt, so lässt sich bspw. ein Skype for Business Anruf zu einer einfacher Webkonferenz im kleinen Rahmen erweitern.

Veranstaltungsformen von Webmeetings

Grundsätzlich unterschieden wir folgende Formen:

  • Die Webkonferenz (auch Online Meeting genannt),
  • das Webinar, also ein Seminar im Web und
  • das Virtuelle Klassenzimmer, als eine erweiterte Mischform der beiden vorherigen Formen; ein Webinar mit sehr vielen Interaktionen. Das Virtuelle Klassenzimmer bildet eine vollständige Unterrichtssituation inkl. der optionalen Nutzung von Gruppenräumen und anderer Interaktionen ab (an dieser Stelle verweisen wir auf die Funktionen von Beispiel 1, AdobeConnect, unten).
Webkonferenz
  • Kleinere Teammeetings
  • Informationsaustausch und Zusammenarbeit; i. d. R. unmoderiert, d. h. frei bedienbare Mikrofone oder sehr frei moderiert
  • Persistent (andauernd verfügbar, für bspw. zyklisch stattfindend Meetings)

Alle Teilnehmer können in einem Fenster auf ihrem Bildschirm das Geschehen auf dem PC-Desktop des Moderators verfolgen („Desktop-Sharing“) – beispielsweise das Halten einer Präsentation, die Vorstellung einer Software oder das Editieren eines Textdokuments. Im Laufe der Webkonferenz kann die Rolle des Moderators flexibel zwischen den Teilnehmern (und Ihren Desktops) gewechselt werden. Damit folgen sie dem wesentlichen Merkmal von ortsgebundenen Sitzungen, bei denen – im Gegensatz z. B. zu Vorträgen – ein Dialog unter vielen stattfindet („Many-to-many“-Prinzip).

Webkonferenzen funktionieren im Wesentlichen nach dem Prinzip: Der Organisator versendet eine E-Mail-Einladung mit einem Hyperlink und dem Zugangscode zur Webkonferenz. Zum Zeitpunkt des Meetings loggen sich alle Teilnehmer in die Webkonferenz ein, wobei die Eingabe des Zugangscodes erforderlich ist. Anschließend sehen die Teilnehmer den Bildschirm des Organisators und können auf dessen PC gemeinsam Dokumente und Applikationen ansehen bzw. nutzen. Während des Meetings kann jederzeit auf den Desktop eines anderen Teilnehmers gewechselt werden. Bei den meisten Webkonferenz-Lösungen kann auch die Maus- und Tastaturkontrolle für den PC, dessen Desktop alle Teilnehmer sehen, kontrolliert zwischen den Teilnehmern umgeschaltet werden.

(Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Webkonferenz)

Webinar
  • Präsenter/in oder Präsenterteam
  • Zahlreiche Teilnehmende (das können hunderte sein)
  • Präsentation und eng moderierte Diskussion, d.h. Wortmeldung ist erforderlich bevor das Mikrofon frei geschaltet wird

Im Gegensatz zur Webkonferenz, bei denen zwei bis etwa 20 Teilnehmer gemeinsam Dokumente bearbeiten und Applikationen nutzen, werden Webinare vorrangig für Online-Schulungen (sog. E-Learnings) oder z. B. Online-Pressekonferenzen eingesetzt. An ihnen nehmen bis zu mehrere Hundert Personen teil, in Ausnahmefällen sogar tausende. Bei Webinar-Tools steht funktional die Rolle des Vortragenden im Vordergrund („One-to-many“-Prinzip).

Webinare sind Seminare, die online durchgeführt werden. Meistens umfassen Webinare einen Präsentationsteil und einen Diskussionsteil. Die Webinar-Software lässt sich sowohl als virtuellen Seminarraum, aber auch als Kooperationsplattform für Projektarbeit nutzen.

(Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Web-Seminar)

Virtuelles Klassenzimmer
  • Instruktor/in bzw. Instruktoren Team und (viele) Studierende
  • Gruppenräume (Breakout Rooms)
  • Didaktische Szenarien, unterschiedliche Moderationsmodi

Ein Virtuelles Klassenzimmer ist eine Software, die für synchrones E-Learning (wie etwa bei Webinaren) eingesetzt wird. Ein virtuelles Klassenzimmer bündelt in der Regel mehrere Werkzeuge, wie Audio-Konferenz, Text-Chat, Interaktives Whiteboard oder Application Sharing.

Was genau im virtuellen Klassenzimmer passiert, kann sehr unterschiedlich aussehen. So kann ein virtuelles Klassenzimmer für das Gruppenlernen oder auch für synchrone Online-Vorträge verwendet werden. Um an einer solchen Lehrveranstaltung teilzunehmen, benötigt man meist einen Computer mit Zugang zum Internet und einen Kopfhörer mit Mikrofon.

(Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Virtuelles_Klassenzimmer)

Beispiel 1: AdobeConnect von Adobe

Die AdobeConnect-Software bietet unterschiedliche Funktionen für die Moderierenden und die Teilnehmenden. Die gleiche Software lässt sich aber auch als Kooperationstool für Projektarbeit nutzen.

  • Die Vortragenden können Folien präsentieren und dabei auch Audio und Videoausschnitte vorspielen oder den eigenen Bildschirm freigeben. Zudem können sie einzelnen Teilnehmenden das Wort erteilen.
  • Die Teilnehmenden können alle Anwesenden in einer Liste sehen, sich zu Wort melden, Abstimmungsfragen annehmen oder ablehnen oder Fragen stellen.
  • Der Chat kann im Webmeeting sinnvoll genutzt werden, indem die Teilnehmenden während der Präsentation Fragen formulieren. Der/die Präsentierende sollte regelmässig Pausen einbauen und die Fragen aus dem Chat besprechen.
  • Arbeiten und Diskussionen können auch in Kleingruppen durchgeführt werden; dazu gibt es die Möglichkeit der automatischen Gruppenbildung anhand vorbereiteter Szenarien mit einer frei zu bestimmenden Anzahl an Teilnehmenden.
  • Die Webmeeting-Software bietet teilweise auch eine Abstimmungsfunktion, bei der die Teilnehmenden online über ein Thema abstimmen und das Ergebnis sofort sichtbar ist. Dies ist vor allem bei Projektarbeit sinnvoll, bei der gemeinsame Entscheidungen zu treffen sind.
  • Auch das Whiteboard unterstützt Projektarbeit, indem die Teilnehmenden gleichzeitig auf einer Arbeitsfläche schreiben und zeichnen können.
  • Ein Webmeeting kann auch aufgezeichnet und über einen Link zur späteren Ansicht bereitgestellt werden.
Einstieg in die Bedienung von Adobe Connect

Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über Kommunikation und Kollaboration im virtuellen Raum, indem Sie sich den folgenden VideoClip auf YouTube ansehen. Damit Ihre Teilnahme am Webmeeting zu einem Erfolg wird, empfehlen sich die folgenden Vorbereitungsschritte:

1. Voraussetzungen
  • Mittels einer stabilen Internetverbindung können Sie mit Ihrem Computer von einem beliebigen Ort aus an einem Webmeeting teilnehmen.
  • Gleichzeitig mit dem Webmeeting dürfen keine anderen Kommunikations-Programme, wie VoIP-Telefonie, Skype usw. gestartet sein. Zudem sollten während des Meetings über den verwendeten Internetanschluss keine grösseren Down- oder Uploads durchgeführt werden.
  • Verwenden Sie einen aktuellen Internet-Browser; wir empfehlen Firefox, Google Chrome funktioniert nicht!
  • Für eine gut funktionierende Sprachkommunikation verwenden Sie am besten ein Headset (Kombination aus Kopfhörer und Mikrofon). Falls Sie kein Headset besitzen, Ihr Computer jedoch über ein Mikrofon verfügt, können Sie ersatzweise den Kopfhörer Ihres Handys oder MP3-Players benutzen.
  • Die Verwendung einer Webcam hängt von Ihren Bedürfnissen und der Form des Webmeetings bzw. Ihrer individuellen Rolle während des Meetings ab.
2. Vorbereitung, am besten gleich jetzt!
  1. Öffnen Sie einen geeigneten Internet-Browser Ihres Computers. Testen Sie die Computerinstallation mit Hilfe des Adobe Connect Verbindungstests und installieren Sie allfällig vorgeschlagene Erweiterungen und Add-Ins:
    https://collab.switch.ch/common/help/de/support/meeting_test.htm (→ fehlende Teile installieren!)
  2. Verbinden Sie Headset/Kopfhörer und ggf. Webcam mit Ihrem Computer und testen Sie – im vorbereiteten Adobe Connect Raum in ILIAS – die Funktion und korrekte Konfiguration Ihrer Kommunikationshardware.

Achtung: Verwenden Sie für die spätere Teilnahme unbedingt Ihren vorbereiteten Computer. Nach jedem Wechsel bzw. Update des Browsers muss Punkt 1, oder bei Verwendung neuer Kommunikations-Hardware muss Punkt 2 wiederholt werden!

3. Teilnahme am Tag X

Achtung: Den Meetingraum mindestens 10 Minuten vor Veranstaltungsbeginn betreten!

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie für das Meeting den gleichen Internet-Browser verwenden, mit dem Sie den Verbindungstest durchgeführt haben, ansonsten führen Sie den Verbindungstest (Punkt 1 der Vorbereitung) erneut aus.
  2. Beenden Sie alle anderen Kommunikations-Programme (z.B. Skype), falls nicht schon geschehen. Schliessen Sie Ihr Headset an und betreten Sie den Meetingraum.
  3. Stimmen Sie die Audio-Einstellungen Ihres Computers gleich nach Betreten einer neuen Veranstaltung jedesmal erneut ab. Klicken Sie dazu auf das Menu „Meeting“ und den „Assistent für die Audio-Einrichtung…“ und folgen dann den Anweisungen. Dies ist normalerweise rasch erledigt und vor jedem neuen Meeting sehr zu empfehlen, da die Einrichtung auch die akustischen Voraussetzungen Ihrer aktuellen Umgebung mit berücksichtigt.
4. Probleme, was nun?

Meistens hilft der Verbindungstest wie unter Punkt 2 beschrieben wurde. Manchmal ist auch die explizite Auswahl der verwendeten Kommunikationsgeräte (Headset oder Kopfhörer und Mikrofon) nötig. Die Sound-Einstellungen finden Sie unter den System-Einstellungen Ihres Computers, googeln Sie zur Not 😉
Falls es trotzdem nicht klappen sollte und Sie vor einer verschlossenen Türe des virtuellen Meetingraumes stehen, melden Sie Ihr Problem den Veranstaltern der Webkonferenz. Damit man Ihnen direkt helfen kann, geben Sie bei einer Mailnachricht eine telefonische Kontaktmöglichkeit an.
Wenn Sie das Problem erst unmittelbar vor oder während der Konferenz bemerken, können die Veranstalter in aller Regel nicht mehr individuell reagieren, da sie sich um die Moderation in der Konferenz kümmern müssen: Wir empfehlen unbedingt eine frühzeitige Vorbereitung!

Tipps
  • Führen Sie Webmeetings mit vielen Teilnehmenden möglichst zu zweit durch. Eine Person kann sich dann auf die Präsentation und die andere bspw. auf die Bedienung des Chats, die Administration der Teilnehmenden und die Moderation konzentrieren.
  • Bestehen Sie darauf, dass Teilnehmende – die während des Webmeetings ggf. das Wort ergreifen könnten – Headsets oder bei bestehendem Computermikrofon zumindest einen Kopfhörer verwenden. Falls der Ton über die Computerlautsprecher abgespielt wird, kann es zu Rückkopplungen kommen, welche im Extremfall die Kommunikation durch laute Pfeifgeräusche für alle Teilnehmenden verunmöglicht.
  • Verwenden Sie im Szenario nach dem Betreten des Webmeeting-Raums eine Begrüssungsfolie und erinnern Sie die Teilnehmenden bei dieser Gelegenheit, den „Assistent für die Audio-Einrichtung…“ durchzuführen.
Konkrete Verwendung an der Hochschule Luzern und Beispiele im Web …

Webmeetings wurden als eigenes AdobeMeeting-Objekt in die Lernplattform ILIAS der Hochschule Luzern integriert. Dies hat den Vorteil, dass bestehende Gruppen verwendet werden können und der Zugang direkt von der Lernplattform geregelt wird. Hinter den Kulissen verwenden wir SWITCHinteract.

Als konkrete Beispiele für Webinare empfehlen wir Ihnen einen Blick auf den Veranstaltungskalender von SWITCH eduhub.

Beispiel 2: Skype for Business oder Skype von Microsoft

Es muss nicht immer ein Virtuelles Klassenzimmer mit AdobeConnect sein, oftmals genügt ein spontanes Online Meeting, mit einer Person oder einer kleinen Personengruppe. Dafür eignet sich Skype for Business (Telefonersatz für die Dozierende der Hochschule Luzern) oder das normale Skype, das auch Studierende kostenlos zur Verfügung haben.

Sehen Sie sich die Kurzeinführung von Microsoft an und probieren Sie die Möglichkeiten einmal selber aus. Sie werden überrascht sein, wie einfach sich über Skype Sachverhalte erklären lassen oder ein Dokument gemeinsam besprochen bzw. redigiert werden kann, wenn Sie den Computerbildschirm mit Ihren Gesprächspartnern teilen.

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass sich „Skype for Business“ und das normale „Skype“ in der Anwendung schlecht mischen lassen. Falls Sie die hier erwähnte Möglichkeit mit Ihren Studierenden praktizieren wollen, legen Sie sich einen Skype Account an und verwenden Sie Skype z.B. als Portable App auf Ihrem USB-Stick.

Aktivitäten

Aktivität 1:
Sie kennen nun zwei Möglichkeiten ein Webmeeting durchzuführen. Entscheiden Sie sich für eine; entweder die Kommunikation im AdobeMeeting-Objekt in ILIAS (Beispiel 1) oder mittels Skype for Business (Beispiel 2).
Falls Sie sich für das Beispiel 1 entscheiden, legen Sie nun im ILIAS „Sandkasten“ der „23 Digital Things“ einen eigenes AdobeMeeting-Objekt an. Bei Beispiel 2 habens Sie nichts weiter zu tun, als ggf. Skype zu installieren (https://www.skype.com/de/get-skype/).
Probieren Sie als Selbstdurchgang die Methoden gemäss Beispiel 1 oder Beispiel 2 aus.
Aktivität 2:
Verabreden Sie sich mit mindestens einer zusätzlichen Person zu einem Webmeeting in Ihrem angelegten Raum (Beispiel 1) oder zu Ihrer selbst organisierten Skype for Business Konferenz (Beispiel 2).
Testen Sie alle Möglichkeiten durch, aus Ihren Fehlern lernen Sie am meisten 😉
Aktivität 3:
Geben Sie an, welches Beispiel Sie bearbeitet haben und fassen Sie Ihre Eindrücke und Erfahrungen im ILIAS „Things Journal“ als neuen Beitrag in Ihrem Blogverlauf zusammen.

Ressourcen

 

Titelbild: “online teaching” by Nikita Kozin from the Noun Project

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